Waasland
Office

Je komt terecht in een team van douane-experts, documentatie-medewerkers en magazijnbedienden. Je bent verantwoordelijk voor de uitvoering van douane gerelateerde projecten en je rapporteert aan de ITA-manager. Hiervoor zal je tijdens een inwerkperiode de verschillende ITA-teams doorlopen. Op die manier vergaar je operationele kennis en raak je vertrouwd met de verschillende douanetechnische documenten, procedures en werkwijzen binnen Tabaknatie.Wat ga je doen?Je bijt je vast in douanetopics/problemen en werkt alternatieven uit die je kan voorleggen aan andere interne afdelingen en klanten.Je werkt je in in douanegerelateerde topics en zet deze om naar operationeel werkbare systemen. Je neemt het voortouw in het voorstellen, uitwerken en opleveren van projecten.Je adviseert en begeleidt klanten bij douanegerelateerde topics.Je vertaalt noden en verwachtingen van de klanten naar operationele werkbare systemen. Hiervoor werk je projecten uit waarbij je samenwerkt met collega’s uit de verschillende afdelingen.Je biedt ondersteuning aan je collega’s van je eigen afdeling en van andere interne departementen.Je springt operationeel bij zodat je steeds op de hoogte bent van de werking en taken binnen het douanedepartement.Je neemt de verantwoordelijkheid om vanuit de ITA-afdeling een waardevolle bijdrage te leveren aan de realisatie en oplevering van projecten.

Je zorgt voor een vlekkeloze administratieve verwerking en rapportering van diverse HR processen. Je komt terecht in een jong en dynamisch team van gedreven medewerkers die in een informeel en leuk kader hoogwaardige resultaten nastreeft.Wat ga je doen?Je ondersteunt het HR team bij het uitvoeren van algemene personeelsadministratie: algemene mailboxen, sociale documenten, abonnementen, verzekeringen, opvolging van toebedeeld materiaal, opvolging van personeelsdossiers, briefwisseling, …Je verwerkt de prestaties van uitzendkrachten t.e.m. opvolging van contracten en facturatie.Je verwerkt afwezigheden van werknemers zodoende deze correct uitbetaald kunnen worden en volgt dit ook verder op.Je plant opleidingen in, volgt deze op en verwerkt deze voor de sociale balans.Je biedt ondersteuning in het staffing proces waar nodig.

Je voert customer service taken uit voor de benelux sales organisatie. Je werkt samen met de boekhouding, supply chain, het distributiecentrum en vertegenwoordigers in België en Nederland.De functie• Je bent een spin in het web tussen de verschillende benelux afdelingen;• Je verzorgt de dagelijkse in & outbound calls en komt daarmee in aanraking met klanten en collega’s over de hele Benelux;• De aard van deze calls is servicegericht en op termijn kan daar internal sales bij komen;• Je voert op een professionele wijze allerlei back-office en administratieve taken uit;• Je bent verantwoordelijk voor een klantenportefeuille die je van A tot Z opvolgt;• Je zorgt voor een correcte bestelling cyclus in onze systemen (SAP);• Je verwerkt klachtenbehandeling (schriftelijk en mondeling);• Je werkt aan het retour proces van onze producten;• Je archiveert allerlei order documenten en bijkomende administratie.

Als supply chain administrator word jij de brug tussen aankoop en interne planning, steeds in nauw overleg met onze engineering afdeling.Om de dromen van onze klanten waar te maken dient vaak een indrukwekkende puzzel gelegd te worden.Jij gaat aan de slag om de betrokken interne afdelingen naadloos op elkaar af te stemmen opdat de puzzel past.Je stemt voortdurend aankoop af op onze interne productie en begrijpt als geen ander wat er nodig is om de interne planning om een logische en efficiënte manier te kunnen voeren.Je technische bagage helpt je om te begrijpen waaruit een product gemaakt is, wat de consequenties zijn als iets ontbreekt of niet meer leverbaar is en gaat op zoek naar alternatieven, met een glasheldere communicatie naar alle betrokkenen tot gevolg.

1. VERKOOPDOSSIER ONDERSTEUNINGDagelijkse verwerking van nieuwe verkoopdossiers van A tot Z in nauwe samenwerking met de verantwoordelijke verkoper van het dossier.2. ALGEMENE COMMERCIELE ONDERSTEUNINGDe Branch Coördinators verzorgen de commerciële binnendienst voor de Branch ter ondersteuning van de verkoop in het algemeen, onderdelen, servicecontracten en Korte termijn verhuur3. SERVICE ADMINISTRATIEDe Branch Coördinators staan in voor de administratieve afhandeling van service opdrachten en administratieve opvolging van het technisch personeel.4. CONTRACT ADMINISTRATIERegistratie, administratie en opvolging van alle parameters van bestaande en nieuwe Lange Termijn Verhuur en Full Service onderhoudscontracten.5. VEILIGHEID EN WELZIJNDe plichten en opdrachten van de werknemer:Als de werkgever degelijk en veilig materiaal ter beschikkingstelt, dan moet de werknemer hier ook zorg voor dragen.Zij moeten verder ook handelen zoals de instructies het voorschrijven en als er ondanks alles toch nog kleine of grote tekortkomingen in de onderneming zijn, dan is het hun plicht om daar via de juiste kanalen melding van te maken.Elke coördinator zal wel 1 of meer specialisaties hebben uit die deelaspecten en zal daar de leidende rol in spelen. Die specialisaties worden binnen het team afgesproken en worden mee bepaald door kennis en ervaring. Overlapping in verantwoordelijkheden kan en zal gebeuren.Ze zijn elkaars back up in geval van afwezigheden en beheersen voldoende elk van de deelaspecten om de continuïteit van de Branch werking te verzekeren. Prioriteiten worden dan bepaald in overleg met de Branch Manager